你真的会写会议纪要吗

日期：2023-10-01 22:33

你真的会写会议纪要吗
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你真的会写吗？

图片来源：别样网

新人刚进入职场时，经常会遇到这样的场景：

牛总：小王，马上就要开xx会了。来来来，帮我记笔记。

小王：噢...（带上笔和笔记本，和牛总一起出发）

（会议战场中……会议战场结束）

小王：会议纪要是什么？怎么写呢？

（然后，打开word并开始在键盘上打字）

在领导眼里，只要上过学，学会了写字，就可以做会议纪要的工作。就找人来写吧。

其实不是。举个栗子。在上市公司的组织架构中，董事会秘书处于高管层。每个人都可以理解为什么。套用在会议纪要上，会议纪要上写的字就像圣旨一样。在古代，普通人能为皇帝起草圣旨吗？为皇帝起草的圣旨是一份普通的文件吗？

所以，不要小看这样一份看似不起眼的工作。关键时候，文笔不好就会引起轩然大波。

既然小鱼儿也有过这样的经历，那我们简单说一下会议纪要中的“道”和“技”。

Tao：浅谈时注重结果，深谈时不要忘记过程。

技巧：会前充分准备，会中快速而细心，会后精心构建逻辑。

道

1 涛 - 稍微注重结果

这个原则主要适用于会议讨论的内容非常明确，会议要解决的议题也已经概述的情况。只需要双方坐下来简单讨论并达成协议即可。因此，对于这种“浅”的会议，只需将会议决议和达成的共识进行分类，一一记录下来即可。

有人会说，这么简单的会议还得坐下来吗？不能发邮件吗？

有时候，“坐下来”比“邮件交流”更有效率。只要双方坐下来，意思就可以放松下来，哪怕是为了面子，也会达成一定的共识。但“双方的邮件往来”可能会是一个无休无止的循环……

2道-深入讨论，不要忘记过程

此原则适用于讨论主题或讨论过程复杂的会议。这是一场什么样的会议？基本上，参加会议的任何一方都无法预测或提前预知会议的决议会是什么。也许当时有决议，也许当时没有决议。也许决议是这样，也许决议是那样。总之，会场就像是战场，有的争吵，有的暧昧，有的沉默。

面对这种“深度讨论”的会议，无论决议是否通过，整个讨论过程都要认真记录，双方的观点、立场、表达都要在会议中得到体现使用客观语言有序地记录会议记录。目的有两个，一是准确记录会议进程，二是防止旧账被翻开。

有人可能会问，什么是客观语言？抱歉，这体现的是IQ和EQ的基础。没有办法总结。

技术

1 技巧 - 会前做好充分准备

会议记录员一般可以提前收到会前信息和材料。仔细提炼这些信息实际上是会前准备的重中之重，但往往很容易被忽视。我们可以专注于从数据中提取和分析这些信息：

首先，仔细检查参会人员和出席人员。既然包含在会议中，就必须与会议主题相关。请相信高效会议组织者的管理能力。其次，认真阅读会议材料。这是您在会议前可以使用的唯一信息。长期参加各种会议的智能会议记录员肯定可以从会议材料、会议出席情况、出席信息中估算出会议时长、讨论进程等。这将帮助您记录会议中的信息。如果会议通知中没有附有会议材料，这样的会议让你在会前对会议的相关内容了解甚少，你可以通过联系会议组织者来“救国”。

有人可能会说我只是在录制会议，会议还没有开始。有必要这么紧张吗？关于这一点，我只想说，如果你有幸参加高层会议，这将是你学习的绝佳机会，了解经理的个性和智慧，了解公司文化等。你愿不愿意向前迈出一步，全是一念之间的事。

关于工具的准备，这里推荐几个工具：

（1）会议通知。打印一份，用于现场考勤和签到；

(2)会议信息。打印一份。这些信息用于报告过程中的记录和使用，稍后将提到。如果信息过多，可以根据内容减少页数打印，每张4页或6页；

(3) 至少两种颜色的笔。一定要准备一支备用笔来检查水。不要去开会借笔，这样看起来很不专业。多色笔的功能后面会提到；

(4)录音笔，检查是否有电；

(5)笔记本电脑，请注意它不是电脑。不建议电脑录音。

2技巧-识右眼、快手、快手、细心心

会议开始时，一定要仔细记录在场的人员。此信息将出现在会议纪要中。打开录音机并将其放置在主持人和讨论者之间的合适位置。

在会议期间，学习使用会议材料。对于某些内容，如果参与者讨论过多，那么这些内容就会成为争议的焦点。未来，它们也可能成为会议纪要中需要突出显示的领域，因此应在印刷材料上标注讨论内容。这就是为什么提前准备信息是有用的。

如果讨论时间较长，建议做笔记。录音时，可以按照领导讲话的顺序细化领导讲话的内容，尽量录得尽可能全面。请注意，全面的记录并不意味着逐字逐句地记住所有内容。你必须学会完善它。录制之前，可以在开头写上领导的姓氏，或者你认为后期处理时能识别的符号，这样后期处理时就能快速还原脑海中的场景。还有一点需要注意的是，领导人讲话的顺序和内容只是会议纪要的材料。他们不会最终决定您会议记录的格式和文本。

在录制过程中，我们提前准备的多色笔就会派上用场。领导讲话大多带有举例和总结，有时言过其实。所以，在记录的时候，也应该有的放矢，多提炼、总结。领导得出结论后，请拿出另一种颜色的笔，一一记录下来。这些是首要任务。如果有必要，你还可以画更多的圆圈，让它们更引人注目。总之，请记住一个原则：在录制过程中要学会总结、总结。这就是效率的体现。

在录制会议的过程中，我认为以下技巧是必要的。如果你觉得自己不够，那就多加训练：

(1)素描能力。不要仅仅依靠录音机，万一失败怎么办？

(2)提炼总结能力。高效体现；

(3)观察能力。这是一种隐性知识。

3个技巧——会后精心构建逻辑

一份好的会议纪要必须具备以下特点：逻辑框架清晰、内容呈现全面、语言表达准确、无废话。

关于逻辑

小鱼儿看书有一个习惯，那就是先看目录页。除了令人兴奋的内容之外，一本好书还必须具有让你着迷的逻辑结构。会议纪要也是如此。在打开计算机编码之前，您必须首先设置会议纪要的演示框架。

小鱼儿认为，逻辑取决于会议的形式。 “轻松”风格的会议纪要可以以几句问候语开始，然后直接附上会议决议。 “深入讨论”式的会议可以采用“三段论”式的框架。

第一段（部分）：对记者的报道内容进行高度概括，最好150字左右。这部分作为读者回顾会议主题的起点。如果缺少它，读者就会感到脱节。

第二段（部分）：按主题一一呈现讨论过程。认真分析整理当时记录的笔记，对同一讨论话题的内容进行分类，高度提炼发言内容和观点。在这里您可以打乱发言者的顺序。

第三段（部分）：会议决议形成。

关于文字

在会议纪要中，写作艺术体现在四个方面：高度、精确、简洁、程度。任何一个方面都能体现出作家的写作能力。前三个方面很好理解，我们重点讲“度”。会议纪要中，领导的发言和意见、公司内显性和隐性的关系文化、会议想要传达的深层含义等因素都会影响和影响你对话语的组织和把握。有时，文笔浅薄，缺乏力度，而文笔深刻，涉及多层关系。这就是编码的难点。这取决于每个人的水平。